Es la fase de la auditoria en la
cual el propósito es orientar la ejecución de la auditoría con base en la
planificación específica, a través de la aplicación adecuada de técnicas y
procedimientos que permitan obtener evidencia, suficiente, competente y
pertinente, para cumplir con los objetivos de cada auditoría.
La fase de ejecución de la
auditoría se divide en el siguiente procedimiento:
ü
Estudio y
Evaluación del Control Interno
ü
Evaluación
del Cumplimiento de Disposiciones Legales y Reglamentarias
ü
Actualización
del Archivo Permanente
ü
Actualización
del Archivo Corriente
ü
Ejecución
del Programa de Auditoría
ü
Supervisión
del Trabajo de Auditoría
ü
Obtención de
Evidencia Comprobatoria
ü
Elaboración
de Papeles de Trabajo
ü
Propiedad y
Archivo de los Papeles de Trabajo
ü
Corroboración
de Posibles Hallazgos y Recomendaciones
ü
Comunicación
Acciones Legales y Administrativas ante la Identificación de Hallazgos
ü
Solicitud de
Carta de Representación
ü
Seguimiento
del Cumplimiento de las Recomendaciones
v
Estudio y Evaluación del Control Interno
Esta fase comprende la evaluación
de la eficiencia y eficacia del ambiente y estructura de control interno
establecido, para determinar su grado de confiabilidad y repercusión en los
resultados de las operaciones y la razonabilidad de la información financiera y
administrativa.
El control interno es un proceso
promovido, establecido y supervisado por el cuerpo colegiado más alto (Consejos
de administración, Junta Directiva, Concejo Municipal, Directorio), los
Ministros, Secretarios, Procuradores, Contralor General, Alcaldes, Gerentes,
Directores, etcétera, y observado y aplicado por el personal de la entidad,
diseñado para dar seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
institucionales, comprendidos en uno o más de los siguientes aspectos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información
financiera y administrativa, y la observancia de las disposiciones legales y
reglamentaciones aplicables. Se debe de realizar de acuerdo al siguiente
procedimiento:
ü
Pruebas de cumplimiento: Son las pruebas que aplica el auditor para
evaluar la eficiencia de los procedimientos de control establecidos por la
administración, para determinar si los registros contables, financieros y
administrativos, generen información confiable y oportuna, y que la evidencia
obtenida a través de su aplicación, califica como competente.
ü
Pruebas sustantivas: Son procedimientos de auditoría utilizados
por el auditor, para obtener evidencia directa sobre la validez de las
transacciones y saldos incluidos en los registros contables y administrativos,
e información financiera y administrativa.
ü
Programa de auditoría: Debe contener una relación ordenada de
procedimientos a ser aplicados para efectuar las pruebas de cumplimiento y
sustantivas, que permitan, obtener la evidencia suficiente, competente y
pertinente, para corroborar el resultado de la evaluación preliminar del
control interno, y alcanzar los objetivos establecidos en la planificación
específica.
ü
Hallazgos:
El proceso más importante de la ejecución de la auditoría, es el desarrollo de
los hallazgos, ya que constituyen y resumen el resultado de la auditoría.
v
Evaluación del Cumplimiento de Disposiciones
Legales y Reglamentarias
En la ejecución de la auditoría
del sector gubernamental debe evaluarse el cumplimiento de las leyes y
reglamentos aplicables. Es importante, debido a que los organismos, entidades,
programas, servicios, actividades y funciones gubernamentales, están sujetos a
disposiciones legales y reglamentarias generales y específicas.
Para evaluar el cumplimiento de
las leyes y reglamentos el auditor del sector gubernamental está obligado a
conocer las características y tipos de riesgos potenciales de la entidad
auditada y de posibles actos ilícitos e irregulares que pudiesen ocurrir, por
falta de aplicación de la ley y que influyan significativamente en los
resultados de la auditoría.
Dentro de las principales leyes y
reglamentos que el auditor debe de tomar en cuenta en la realización del
trabajo de auditoría, se encuentran las siguientes:
ü
Normas de
Auditoria Gubernamental
ü
Normas de
Control Interno Gubernamental
ü
Ley Orgánica
del Presupuesto
ü
Ley de
Contrataciones del Estado
ü
Ley de
Probidad
v
Actualización del Archivo Permanente
Todo auditor del sector
gubernamental durante el proceso de la auditoría está obligado a actualizar el
archivo permanente.
El archivo permanente es la
recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de
información de utilización continua o necesaria para futuras auditorias, por lo
que el auditor del sector gubernamental, en cada auditoría, debe recopilar y
agregar todos los documentos que permitan mantener actualizado dicho archivo.
v
Actualización del Archivo Corriente
Es un archivo que se debe
organizar con los papeles de trabajo que tienen vigencia de un año, y que
sirvieron de evidencia, comunicación e información, así como documentos que
sirvieron para una adecuada administración de la ejecución de la auditoría.
v
Ejecución del Programa de Auditoria
De acuerdo al cronograma definido
en la planificación específica, los programas son distribuidos a cada auditor
interno nombrado para la ejecución de la auditoría, para lo cual se debe
observar lo siguiente:
ü
Ejecución: La
ejecución del programa es responsabilidad del auditor interno, por lo que debe
realizar su trabajo de acuerdo a los procedimientos definidos en el mismo, con
el debido cuidado profesional, en el tiempo estipulado y elaborando papeles de
trabajo que evidencien y respalden fehacientemente el trabajo efectuado.
ü
Seguimiento y control del programa: Para comprobar el cumplimiento del programa,
debe realizarse un adecuado y oportuno seguimiento y control de la ejecución
del trabajo, a través del supervisor o Director de la Unidad de Auditoría
Interna, para disponer de criterios que permitan evaluar su efectiva
aplicación, así como realizar las modificaciones que sean necesarias
ü
Cambios y Ajustes: Todo programa de auditoría puede sufrir
modificaciones por las siguientes situaciones:
§
Por la
revisión oportuna y objetiva del supervisor o Director de la Unidad de
Auditoría Interna.
§
A Solicitud
de la Contraloría General de Cuentas
§
Por cambios
en el personal clave de la entidad auditada
§
Por posibles
eventualidades
ü
Archivo:
Los Programas de Auditoría junto con sus respectivos papeles de trabajo deben
ser archivados en forma adecuada y con la más alta confidencialidad, por área o
cuenta examinados, debidamente referenciados, firmados y fechados.
v
Supervisión del Trabajo de Auditoría del
sector Gubernamental
Esta fase es un proceso técnico
que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la
aprobación del informe por el nivel competente. El trabajo de auditoría debe
ser apropiadamente supervisado a efecto de asegurar su calidad técnica y
profesional para cumplir con los objetivos propuestos.
En la auditoría del sector
gubernamental, la supervisión será ejercida por el auditor coordinador del
equipo de trabajo, el supervisor asignado y los niveles inmediatos superiores
vinculados directamente con el proceso de la auditoría.
v
Obtención de Evidencia Comprobatoria
Es la fase en la que el auditor
del sector gubernamental debe obtener la evidencia necesaria que se ajuste a la
naturaleza y objetivos del examen, mediante la aplicación de pruebas de
cumplimiento y sustantivas que le permitan fundamentar razonablemente los
juicios y conclusiones que formule respecto a la entidad auditada.
La evidencia es la certeza
manifiesta y perceptible sobre un hecho específico, que nadie pueda
racionalmente dudar de ella.
Por tanto el auditor del sector
gubernamental, para fundamentar su opinión profesional y con base en el
resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, revisará y
decidirá si la evidencia y la información obtenida, cuenta con las siguientes
características básicas de calidad:
ü
Suficiente: La evidencia será suficiente, cuando por los
resultados de la aplicación de una o varias pruebas, el auditor gubernamental
pueda obtener certeza razonable que los hechos revelados se encuentran
satisfactoriamente comprobados.
ü
Competente: La evidencia será competente, si es
importante, válida y confiable, por lo que el auditor del sector gubernamental
deberá evaluar cuidadosamente, si existen razones para dudar de estas
cualidades.
ü
Pertinente: La evidencia será pertinente si guarda
relación directa, lógica y clara con el hecho examinado. Esta característica obliga a que el auditor gubernamental recopile
la evidencia exclusivamente relacionada con los hechos examinados.
Para que la evidencia obtenida
cumpla con estas tres características, el auditor del sector gubernamental,
cuando así lo estime conveniente, deberá, además, obtener de los funcionarios
de la entidad auditada, declaraciones por escrito adicionales, para concluir
respecto de dichas características.
v
Elaboración de Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo
constituyen el vínculo entre el trabajo de planificación, ejecución y el
informe de auditoría, y contienen la evidencia para fundamentar el resultado de
la misma.
En esta fase el auditor del
sector gubernamental debe elaborar y organizar un registro completo y detallado
de papeles de trabajo, sobre el proceso de auditoría y sus resultados.
El auditor del sector
gubernamental durante el proceso de la auditoría cuidará la integridad de los
papeles de trabajo, debiendo asegurar bajo cualquier circunstancia, el carácter
confidencial de la información contenida en los mismos. Estos papeles de
trabajo se deben de elaborar de acuerdo a la siguiente estructura:
ü
Encabezado
o
Nombre de la
Institución, Departamento o Sección que se examina.
o
Nombre del
Papel de Trabajo, es decir, el asunto que se esté examinando.
o
El período
que abarca el examen.
o
En la parte
superior derecha, el índice asignado, para identificar ese papel dentro de su
grupo específico.
ü
Cuerpo del
Papel de Trabajo
ü
Complementación
de Datos
ü
Fuentes de
Evidencia
ü
Índices,
Marcas y Referencias
ü
Firmas de
Responsabilidad
v
Propiedad y Archivo de Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo son
propiedad de la Contraloría General de Cuentas, de las unidades de auditoría
interna de las entidades del sector público y de las firmas privadas de
auditoría, deberán permanecer en el archivo de papeles de trabajo de la
institución que corresponda por el tiempo que establece la ley.
El encargado de cada auditoría
gubernamental, es responsable de integrar y consolidar los legajos de papeles
de trabajo, para ser entregados en la sección de archivo de papeles de trabajo
de las entidades propietarias de los mismos.
Las entidades propietarias de los
papeles de trabajo deberán utilizar la tecnología disponible y diseñarán un
sistema de archivo que garantice el resguardo y seguridad adecuados de los
mismos, para facilitar la consulta y uso en forma ágil.
En el caso de las Auditorías
Internas de las Instituciones del Estado y la contratación de Firmas Privadas
de Auditoría, éstas serán propietarias de los papeles de trabajo, y estarán a
disposición de la Contraloría General de Cuentas, para consulta y referencia
para futuras auditorías.
ü
Archivo Permanente
Es la
recopilación y organización de documentos que contiene copias y extractos de
información de utilización continua o necesaria para futuras auditorías. Estos
documentos, contienen información legal, reglamentaria, organizativa,
metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y archivada,
relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o más, la cual
es de interés y utilización continua para la planificación y ejecución de las
auditorías.
§
Estructura:
Para la creación del archivo permanente, se debe tomar como referencia la
siguiente estructura básica, la cual no es limitativa, sino por el contrario,
es indicativa, por lo tanto, el contenido final de cada archivo dependerá entre
otros aspectos, de la naturaleza de la entidad, sus operaciones y las
necesidades de información de la Unidad de Auditoría Interna.
o
Caratula
o
Elaboración del índice
o
Información general
o
Estructura organizacional
o
Manuales de
Organización
o
Manuales de
Funciones
o
Manuales de
Normas y Procedimientos (operativos técnicos, recursos humanos, informática
etc.)
o
Organigramas
o
Ubicación
geográfica de programas y proyectos
o
Integración
de unidades ejecutoras por programa
o
Leyes y Regulaciones
o
Ley Orgánica
o
Reglamento
Orgánico y reglamentos internos
o
Decretos,
acuerdos gubernativos que regulen la entidad
o
Planificación de Operaciones
o
Plan
Operativo Anual
o
Planes de
trabajo
o
Cronogramas
de actividades
o
Estudios de
pre y factibilidad
o
Información Administrativa
o
Extractos de
Contratos administrativos (prestamos, donaciones,
o
Fideicomisos,
asistencia técnica construcción, arrendamientos, personal etc.)
o
Extractos de
actas de Junta Directiva, de Juntas de Licitación etc )
o
Principales
políticas institucionales (compras, personal etc.)
o
Flujogramas
de los procesos más importantes (compras, nóminas)
o
Información Presupuestaria, Contable y
Financiera
o
Políticas,
contables y presupuestarias
o
Normas
presupuestarias
o
Manuales
contables
o
Manuales de
presupuesto
o
Estados
financieros
o
Estados de
ejecución y liquidación del presupuesto
o
Informes de
auditoría
o
Integraciones
de las principales cuentas de activos y pasivos
ü
Archivo Corriente
Es un legajo que se organizará
con los papeles de trabajo elaborados y obtenidos en la última auditoría
practicada, que tienen vigencia de un año, y que sirvieron de evidencia en la
comunicación de información durante el proceso de ejecución del trabajo y como
soporte del informe final de la auditoría. La estructura básica del archivo
corriente es la siguiente:
§
Planificación
o
Papeles de
Trabajo que sirvieron para la elaboración del memorando de planificación.
o
Familiarización
o
Programa para
realizar la visita preliminar
o
Evaluación
preliminar del control interno
o
Evaluación
aspectos legales, normativos y reglamentarios
o
Memorando de
Planificación Específica
o
Programas de
auditoría.
o
Cuestionarios
de control interno
§
Ejecución
o
Cédulas
Sumarias: Esta cédula sirve para resumir la cuenta a examinar, de acuerdo a los
estados financieros de la entidad auditada.
o
Cédulas
Analíticas: Estas cédulas son las que sirven para efectuar el análisis
detallado de cada criterio, objeto, cuenta, rubro, renglón u otra condición a
examinarse, para concluir sobre lo adecuado o razonable del resultado de las
pruebas.
o
Cédulas de
Soporte: Estas cédulas son las que sirven para soportar el análisis que se
efectúa de un criterio, objeto, cuenta, rubro, renglón u otra condición a
examinarse, para concluir sobre lo adecuado o razonable del resultado de la
prueba.
§
Informe
o
Resumen
Gerencial
o
Informe
Final de la auditoría debidamente referenciado a papeles de trabajo.
o
Borradores
del Informe, con evidencia de revisión por el Supervisor, y Director de
Auditoría
§
Acciones legales
o
Actas
suscritas
o
Solicitudes
de Sanciones
o
Denuncias
o
Otros
§
Administrativo: En esta área se debe archivar toda la
documentación que sirvió para la obtención de evidencias y comunicación entre
el equipo de auditoría y la entidad auditada, tales como: correspondencia
interna y externa, confirmación con terceros, etc., de la siguiente manera:
o
Nombramientos
del personal asignado a la auditoría
o
Carta de
Representación (salvaguarda)
o
Hoja de
pendientes
o
Hojas de
revisión de papeles de trabajo
o
Estados
financieros de la entidad
o
Comentarios
de la administración
o
Correspondencia
interna, por áreas o cuentas examinadas.
o
Correspondencia
externa, por áreas o cuentas examinadas.
o
Copias de
confirmaciones efectuadas en la auditoría, por áreas y cuentas examinadas.
o
Copias de
reportes, integraciones, estados de cuenta bancarios, y otros documentos que sirvieron para la obtención de evidencias,
selección de muestras y para efectuar otras pruebas en la auditoría. (Por áreas
y cuentas examinadas)
o
Otros
v
Corroboración de Posibles Hallazgos y
Recomendaciones
En esta etapa los posibles
hallazgos identificados deben ser discutidos con los responsables del área
evaluada, así como con el personal técnico para corroborar los mismos,
ratificar las evidencias y establecer la viabilidad y aplicabilidad de las
recomendaciones.
v
Acciones Legales y Administrativas ante la
Identificación de Hallazgos
En esta etapa el auditor del
sector gubernamental debe establecer las posibles acciones legales y
administrativas que se deriven de los hallazgos identificados en la entidad
examinada. En el caso de que el Auditor del sector Gubernamental tenga indicios
de actos ilícitos u otro tipo de deficiencias procederá de la siguiente forma:
ü
El auditor
gubernamental de la Contraloría General de Cuentas procederá a iniciar los
procesos conforme a la ley, ante la autoridad competente según corresponda.
ü
Los
auditores internos de las entidades del sector público procederán a informar de
tales actos a la autoridad superior, para que ésta inicie las acciones legales
correspondientes, quien además deberá informar a la Contraloría General de
Cuentas en un plazo de cinco días.
ü
Las firmas
privadas de auditoría contratadas por la Contraloría General de Cuentas,
procederán a informar de tales actos a esta entidad, en un plazo de cinco días,
para el inicio de las acciones legales y administrativas que correspondan en
cada caso.
En el caso de deficiencias y
falta de documentación, el auditor del sector gubernamental deberá comunicar a
los responsables, a fin de que en un plazo establecido, presenten sus descargos
debidamente documentados, para su oportuna evaluación y consideración en el
informe correspondiente; caso contrario procederá conforme a la Ley.
v
Solicitud de Carta de Representación
El auditor gubernamental
designado por la Contraloría General de Cuentas, debe obtener una carta de
representación de la autoridad superior de la entidad auditada, a fin de
corroborar la veracidad y confiabilidad de la información proporcionada durante
el proceso de la auditoría.
La carta de representación, es el
documento por el cual la autoridad superior de la entidad auditada, reconoce
haber puesto a disposición del auditor del sector gubernamental la información
requerida, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período
bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.
Si la autoridad superior de la
entidad auditada se rehúsa a proporcionarla, dicha situación debe revelarse en
el informe de auditoría.
El descubrimiento posterior de
actos ocurridos durante el período que haya sido objeto de la auditoría, no
significará, necesariamente, que el desempeño del auditor fue inadecuado, a
condición de que la auditoría se haya efectuado de acuerdo con las Normas de
Auditoría del Sector Gubernamental.
