Es la fase que consiste en desarrollar una estrategia de auditoría, que permita adoptar decisiones apropiadas acerca de la naturaleza, oportunidad y alcance del trabajo de auditoría gubernamental, así como identificar lo que se debe hacer, por quién y cuándo.
La fase de planificación de la auditoría se dividen en: Plan Anual de Auditoría Gubernamental y Planificación Específica de la Auditoría.
v Plan Anual de Auditoría Gubernamental
Es el documento que define el número de auditorías a realizar dentro del universo de entidades del sector público, durante el período de un año, y será elaborado de acuerdo con las políticas y disposiciones establecidas dentro del Sistema de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de Cuentas.
Las Unidades de Auditoría Interna de las dependencias Gubernamentales, para cada ejercicio fiscal, deben elaborar el Plan anual de Auditoría Interna y con la aprobación de las autoridades superiores de sus respectivas entidades y enviar una copiad a la Contraloría General de Cuentas, a más tardar el 15 de Enero de cada año.
El Plan Anual de Auditoría Gubernamental debe ser aprobado por las autoridades superiores de la Contraloría General de Cuentas e incorporado al Plan Operativo Anual (POA).
v Planificación Específica de la Auditoría
Esta fase implica desarrollar una estrategia para la ejecución del trabajo, a fin de asegurar que el auditor del sector gubernamental tenga un conocimiento adecuado de la entidad a auditar, que le permita evaluar el nivel de riesgo de la auditoría, así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.
La información que necesita el auditor gubernamental para realizar la planificación específica de la auditoría, varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la entidad sujeta a examen.
En esta fase se deben de fijar los objetivos, así como establecer las personas responsables del proceso de elaboración, modificación, revisión, autorización y aprobación del trabajo de auditoria. La planificación específica se divide en:
ü Familiarización con el ente a auditar
Esta fase comprende el conocimiento general de la entidad y el área objeto de examen, a través de la revisión del archivo permanente, los sistemas de información y los procesos operacionales. El auditor del sector gubernamental debe realizar una visita preliminar a la entidad como parte de la preparación de la planificación específica.
Toda actividad realizada en esta fase debe quedar documentada en papeles de trabajo, y sustentada con la documentación obtenida, Se debe de realizar de acuerdo al siguiente procedimiento:
§ Revisión del Archivo Permanente
§ Revisión del Archivo Corriente
§ Realización de la Visita Preliminar: es la fase del proceso de familiarización, que se debe efectuar previo a iniciar la planificación específica, por medio de la cual el supervisor programa una visita a la entidad o unidad administrativa a auditar. El procedimiento es el siguiente:
§ Coordinación con funcionarios de la entidad
§ Obtención de Información y Documentación: En esta fase se debe requerir información y documentación que servirá para actualizar el archivo permanente y para realizar técnica y objetivamente el proceso de la planificación específica.
§ Papeles de Trabajo
§ Resumen de la Visita Preliminar
ü Evaluación Preliminar del Control Interno
Esta fase es un procedimiento necesario para identificar las posibles áreas críticas, y definir la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría.
En el proceso de evaluación del control interno y previo a la aplicación de pruebas de cumplimiento, el auditor gubernamental debe describir y evaluar las principales actividades sustantivas de la entidad, utilizando cualesquiera de los medios disponibles en los manuales respectivos. Se debe de realizar de acuerdo al siguiente procedimiento:
§ Programa de Auditoría:
§ Medios de Evaluación: En el Programa de Auditoría se incluyen los Medios de Evaluación que pueden utilizarse, siendo estos:
o Cuestionario de Control Interno
o Flujogramación del Control Interno
o Narración de Procedimientos
§ Posibles Áreas Críticas
ü Redacción de Objetivos
En esta etapa un objetivo es el propósito o finalidad que se espera alcanzar con la práctica de los diferentes tipos de auditoría, para satisfacer diversas necesidades de información y control tanto internas como externas, sobre la información financiera, presupuestaria, los programas, procesos y operaciones que ejecutan las entidades del sector público, para lo cual es necesario definir una estrategia de trabajo que asegure alcanzar las expectativas previstas. Los objetivos varían fundamentalmente, de acuerdo al tipo de auditoría, (financiera, de gestión, ambiental, de obra pública, informática, examen especial etc.)
ü Elaboración del Memorando de Planificación
Es el documento donde se plasma el resultado del trabajo efectuado durante la familiarización y evaluación preliminar del control interno.
Resume los criterios a ser utilizados por el auditor del sector gubernamental, y sirve de base para definir los objetivos generales y específicos, naturaleza y alcance del trabajo y la estimación de recursos y tiempo necesario que se reflejará en un cronograma de actividades, basado en las posibles áreas críticas detectadas, para las cuales se definirán las muestras para los análisis respectivos. Se debe de realizar de acuerdo a la siguiente estructura:
§ Estructura
o Carátula
o Contenido
o Antecedentes
o Leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales aplicables
o Condiciones para efectuar la auditoría
o Áreas Críticas y Evaluación de Factores de Riesgo
o Objetivos
o Alcance
o Recursos
o Criterio de Selección de Muestras
o Informes que se presentarán
o Cronograma de Actividades
o Recursos
§ Discusión
§ Autorización
§ Aprobación
ü Elaboración de los Programas de Auditoría
Para el análisis de cada área seleccionada, se elaborarán los programas de auditoría respectivos, que representan una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, para obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente para alcanzar los objetivos establecidos.
Cada auditoría del sector gubernamental, debe disponer de los programas específicos que incluyan objetivos y procedimientos aplicables a las muestras establecidas y deberán ser archivados como referencia para futuras auditorías.
Aun cuando la planificación específica debe completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor gubernamental debe estar preparado para modificar los planes originales si, durante la aplicación de los procedimientos de auditoría, se encuentra ante circunstancias no previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los cambios significativos deben ser justificadas y documentadas para su aprobación. Se debe de realizar de acuerdo al siguiente procedimiento:
§ Formato
§ Contenido del encabezado
o Índice
o Entidad
o Área o Cuenta
o Tipo de Auditoría
o Período
o No.
o Descripción
o Ref. P/T
o Hecho por
o Fecha
o Revisado por
o Fecha
o Cuerpo del Programa: El cuerpo del programa debe contener:
o Definición
o Objetivos
o Procedimientos: Los procedimientos se deben definir de la siguiente forma:
o Alcance
o Selección de la Muestra
o Trabajo a Desarrollar: se definen las técnicas y procedimientos, se pueden utilizar las siguientes técnicas de auditoría:
o Estudio General
o Análisis
o Inspección
o Confirmación
o Investigación
o Cálculo
o Revisión analítica
o Declaración
o Observación
o Fechas y Firmas de Responsabilidad
§ Proceso de Elaboración
§ Autorización y Aprobación
§ Ejecución del Programa
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